DRE por competência ou por caixa: qual usar na pequena empresa

DRE por competência ou caixa? Para a maioria das pequenas empresas, a resposta é usar as duas, cada uma para uma pergunta diferente. A DRE por competência mostra se o negócio deu lucro no mês, porque registra a receita quando o serviço foi prestado ou a venda feita e a despesa quando ela aconteceu, mesmo que o dinheiro entre ou saia depois. A DRE por caixa mostra o que de fato entrou e saiu da conta no período. Se você vende a prazo, parcela no cartão ou paga fornecedores com 30 ou 60 dias, só a visão por competência diz se você está ganhando dinheiro. Se o seu problema hoje é saber se vai fechar o mês com saldo, é a visão por caixa (e o fluxo de caixa) que responde.

Abaixo você vê a diferença na prática, com um exemplo em reais, quando cada uma faz mais sentido e os erros que deixam o resultado do mês distorcido.

DRE por competência ou caixa: o que muda entre as duas

A DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) é o relatório que parte do faturamento, desconta impostos, custos e despesas e chega ao lucro ou prejuízo do período. A estrutura é a mesma nos dois regimes. O que muda é o critério de data usado para colocar cada valor dentro do mês.

• Competência: o valor entra no mês em que o fato aconteceu. Prestou o serviço em março e vai receber em abril? A receita é de março. Comprou material em março e paga em maio? A despesa é de março.
• Caixa: o valor entra no mês em que o dinheiro se movimentou. A mesma receita só aparece em abril, quando o cliente pagar, e a compra só aparece em maio.

Uma forma simples de lembrar: competência responde "quanto eu ganhei com o que fiz neste mês"; caixa responde "quanto dinheiro passou pela conta neste mês".

Exemplo: o mesmo mês com dois resultados diferentes

Veja um exemplo fictício. A Oficina Bento, uma pequena empresa de manutenção de ar-condicionado, teve este movimento em março:

• Fez R$ 40.000 em serviços no mês. Desses, R$ 22.000 foram pagos em março e R$ 18.000 ficaram para abril (clientes empresariais com prazo de 30 dias).
• Recebeu R$ 9.000 de serviços feitos em fevereiro.
• Comprou R$ 12.000 em peças para os serviços de março, metade paga em março e metade em abril.
• Pagou R$ 6.000 de peças compradas em fevereiro.
• Teve R$ 15.000 de despesas fixas (salários, aluguel, contador, sistemas), todas pagas no mês.
• Comprou à vista uma ferramenta de R$ 7.200, que vai usar por muitos meses.

Os impostos foram deixados de fora para simplificar. Repare no que aconteceu: pela competência, março foi um bom mês, com R$ 12.400 de lucro. Pelo caixa, a conta fechou R$ 3.200 no vermelho. Nenhum dos dois números está errado. O negócio é lucrativo, mas o dinheiro do lucro está parado em contas a receber e foi usado na ferramenta.

Se o dono olhasse só o caixa, poderia achar que precisa cortar custos ou aumentar preço sem necessidade. Se olhasse só a competência, poderia retirar o lucro inteiro e faltar dinheiro para pagar as peças de abril. É por isso que faz sentido ter as duas visões. Esse descompasso também explica por que o saldo do banco quase nunca bate com o lucro do mês.

Qual usar na pequena empresa

Use a competência para decidir sobre o negócio

Preço, margem, contratação, abertura de nova linha de serviço e comparação entre meses dependem da DRE por competência. Ela coloca a receita e o custo do mesmo trabalho no mesmo mês, então mostra se cada real vendido está deixando sobra. Sem isso, um mês com muitos recebimentos atrasados parece ótimo e um mês de muitas vendas a prazo parece ruim, e você toma decisões em cima de ruído. A conta de quanto precisa vender para cobrir os custos, por exemplo, só funciona com números por competência (veja como fazer em ponto de equilíbrio da pequena empresa).

Use o caixa para não ficar sem dinheiro

A visão por caixa é a que mostra quando o dinheiro vai faltar. Ela é a base do fluxo de caixa e da projeção dos próximos meses. Se você quer saber se dá para pagar o 13º, comprar estoque ou antecipar um fornecedor, olhe o caixa. Para planejar além do mês corrente, vale montar um fluxo de caixa projetado para 90 dias.

Quando só o caixa basta (por enquanto)

Um MEI ou prestador de serviço que recebe tudo à vista, no Pix, e paga as despesas no mês em que elas acontecem tem pouca diferença entre os dois regimes. Nesse caso, a DRE por caixa já dá uma boa ideia do resultado. A diferença começa a pesar quando aparecem vendas a prazo, parcelamento no cartão, contratos com pagamento antecipado ou compras grandes de equipamento.

E a contabilidade oficial?

A DRE de que falamos aqui é a gerencial, feita para você tomar decisão. A contabilidade oficial da empresa segue regras próprias, e em geral as demonstrações contábeis usam o regime de competência. Alguns tributos podem ser apurados por caixa ou por competência, conforme o regime e a opção da empresa. Essa escolha tem efeito fiscal e deve ser feita com o seu contador, não a partir da DRE gerencial.

Como montar a DRE gerencial nos dois regimes

1. Registre cada lançamento com duas datas. A data de competência (quando o serviço foi feito ou a despesa ocorreu) e a data de vencimento ou pagamento. Com as duas, qualquer relatório pode ser montado por um critério ou pelo outro.
2. Use categorias fixas. Receita de serviços, receita de produtos, impostos sobre vendas, custo direto (peças, mercadoria, comissões), despesas fixas, despesas financeiras. Mudar categoria todo mês impede a comparação.
3. Separe custo direto de despesa fixa. Assim a DRE mostra a margem de contribuição, que é o que sobra das vendas depois dos custos que variam com elas.
4. Trate compras grandes à parte. Equipamento que dura anos não deveria derrubar o resultado de um único mês na visão por competência. Uma prática gerencial comum é distribuir o valor pelos meses de uso.
5. Concilie com o extrato antes de fechar o mês. A DRE por caixa só é confiável se tudo o que está no extrato estiver lançado, e só o que está no extrato. O passo a passo está em conciliação bancária para pequenas empresas.
6. Compare os dois resultados. Se a competência mostra lucro e o caixa mostra falta, olhe contas a receber, estoque e compras de equipamento. É lá que o lucro está parado.

No FinanPJ, a DRE gerencial pode ser gerada por competência ou por caixa a partir dos mesmos lançamentos, com subtotais por período, então dá para comparar as duas visões do mesmo mês sem montar duas planilhas.

Erros comuns ao montar a DRE

• Misturar critérios no mesmo relatório. Receita por competência e despesas por caixa (ou o contrário) gera um resultado que não corresponde a nada. Escolha um critério por relatório.
• Lançar a fatura do cartão como uma despesa só. A fatura reúne gastos de categorias diferentes. Na competência, cada compra entra na data em que foi feita e na categoria certa. O controle da fatura está em como controlar a fatura do cartão de crédito empresarial.
• Colocar retirada do sócio como despesa sem critério. Pró-labore é despesa da empresa. Distribuição de lucro não é: ela sai do lucro, depois da DRE. Misturar os dois distorce o resultado.
• Esquecer receitas a receber. Na competência, serviço feito e não faturado também é receita do mês. Se você só lança quando emite a nota ou quando recebe, a DRE por competência vira, na prática, uma DRE por caixa.
• Tratar empréstimo como receita. Dinheiro de empréstimo entra no caixa, mas não é receita e não entra na DRE. Só os juros entram, como despesa financeira.
• Olhar um mês isolado. Um mês pode ser atípico por sazonalidade ou por um contrato grande. Compare pelo menos três meses seguidos antes de tirar conclusão.

Checklist de fechamento do mês

• Todos os lançamentos do mês têm data de competência e data de pagamento.
• Extrato bancário e fatura do cartão conciliados.
• Serviços prestados e ainda não recebidos lançados como contas a receber.
• Pró-labore lançado como despesa e distribuição de lucro lançada à parte.
• Compras de equipamento identificadas.
• DRE por competência e DRE por caixa geradas e comparadas.
• Diferença entre as duas explicada (a receber, a pagar, investimentos).

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Foto: Olena Kholina na Unsplash