Como conciliar vendas da maquininha de cartão com o extrato

Para conciliar vendas da maquininha de cartão com o extrato, você precisa comparar três coisas: o que foi vendido (valor bruto), o que a adquirente prometeu pagar (valor líquido, já sem a taxa, na data do repasse) e o que de fato caiu na conta. A conferência não se faz venda por venda contra o extrato, porque o banco mostra um crédito só com várias vendas somadas. Ela se faz em duas etapas: primeiro você bate as vendas com a agenda de recebimentos da maquininha, depois bate cada depósito da agenda com o extrato bancário. Quem pula a primeira etapa nunca descobre por que o dinheiro veio menor.

Abaixo, o passo a passo, um exemplo em reais e as diferenças que mais aparecem nessa conferência.

Por que a venda no cartão não bate com o extrato

Na venda em dinheiro ou Pix direto na conta, o valor que o cliente paga é o valor que entra. No cartão, entre a venda e o seu banco existe a adquirente (a empresa da maquininha), e ela muda três coisas no caminho:

• O valor: a adquirente desconta a taxa de cada venda (a famosa taxa de desconto, diferente para débito, crédito à vista e parcelado). Às vezes desconta também o aluguel da máquina.
• A data: débito costuma cair em um ou dois dias úteis, crédito à vista em cerca de 30 dias e o parcelado em uma parcela por mês, salvo se você contratou antecipação.
• O agrupamento: as vendas do mesmo dia e da mesma modalidade chegam juntas num único depósito, com a descrição genérica da adquirente no extrato.

Resultado: você vende R$ 4.100 num sábado e na segunda aparece um crédito de R$ 1.182 no banco. Nada está errado, mas só dá para ter certeza disso se você souber exatamente o que esperar. É a mesma lógica da conciliação bancária passo a passo, com uma camada a mais no meio.

Exemplo: um dia de vendas no cartão de um café

Veja o caso de um café fictício, o Grão Fino, num sábado. As taxas e prazos abaixo são só de exemplo: os seus estão no contrato e no portal da sua maquininha.

Repare no que isso significa para o dono do café:

• A receita do dia foi R$ 4.100. É esse valor que entra no faturamento.
• A despesa com taxas de cartão foi R$ 123. Ela tem que aparecer como despesa própria, não sumir dentro da receita.
• No caixa, só R$ 1.182 entram na segunda. R$ 1.940 + R$ 285 entram daqui a 30 dias, R$ 285 em 60 dias e os últimos R$ 285 em 90 dias.

Se ele lançar R$ 4.100 como entrada de caixa no sábado, o saldo do sistema fica R$ 2.918 acima do banco na segunda. Multiplique isso por um mês de vendas e você entende por que tanta gente acha que o saldo do caixa não bate com o lucro: as vendas no crédito empurram o dinheiro para frente. Esse descasamento também pesa no seu prazo médio de recebimento.

Como conciliar vendas da maquininha de cartão: passo a passo

1. Baixe a agenda de recebimentos da adquirente

Todo portal ou aplicativo de maquininha tem dois relatórios: o de vendas (cada transação, com valor bruto, modalidade e número de parcelas) e o de recebimentos ou agenda (o que vai ser pago, em qual dia, já líquido). É a agenda que conversa com o extrato. Exporte os dois em planilha, de preferência no mesmo período que você vai conciliar.

2. Confira as vendas do dia com o seu controle de vendas

Some as vendas no cartão do seu caixa, PDV ou caderno e compare com o relatório de vendas da adquirente. Aqui aparecem as vendas canceladas, as passadas duas vezes e as que o funcionário registrou no caixa como cartão mas o cliente pagou em Pix. Se essa etapa não bate, não adianta seguir.

3. Lance os recebimentos previstos com valor líquido e data certa

No seu financeiro, registre a receita pelo valor bruto e a taxa como despesa, mas deixe o recebimento previsto com o valor líquido e a data que a agenda informa. Parcelado vira várias entradas previstas, uma por parcela. Quem não quer lançar venda por venda pode lançar um total por dia e por modalidade, que é exatamente como a adquirente vai pagar.

4. Importe o extrato do banco

Traga o extrato da conta onde a maquininha deposita, de preferência em arquivo, e não digitado. Se você ainda copia linha por linha, veja como importar extrato OFX e economizar esse tempo.

5. Bata cada depósito com um lote da agenda

Para cada crédito da adquirente no extrato, encontre na agenda o lote com o mesmo dia e o mesmo valor líquido e dê baixa nos recebimentos previstos correspondentes. Diferença de centavos costuma ser arredondamento de taxa. Diferença maior precisa de explicação (veja a tabela abaixo).

6. Feche o período com uma lista curta de pendências

No fim, sobra uma lista: recebimentos previstos que não caíram e depósitos que você não encontrou na agenda. Cada item vira uma pergunta para o suporte da maquininha ou uma correção no seu lançamento. O objetivo é que essa lista esteja vazia ou explicada antes de fechar o mês.

Diferenças mais comuns e o que fazer

Erros comuns na conciliação da maquininha

• Lançar a venda bruta como entrada de caixa no dia. O saldo do sistema fica sempre acima do banco e você toma decisão com dinheiro que ainda não chegou.
• Lançar só o valor líquido como receita. O faturamento fica menor do que foi e a taxa de cartão desaparece da análise de custos. Você deixa de ver quanto paga por mês para receber no cartão.
• Tentar bater venda por venda com o extrato. O banco agrupa. A ponte é sempre a agenda da adquirente.
• Ignorar o parcelado. Parcelas de 60 e 90 dias somem da cabeça e depois ninguém confere se caíram.
• Usar várias maquininhas sem separar. Se você tem duas adquirentes, concilie cada uma separadamente, com a sua própria agenda.
• Conferir só quando o caixa aperta. Três meses depois, achar a origem de uma diferença de R$ 300 vira trabalho de detetive.

Checklist semanal de 15 minutos

1. Exportar vendas e agenda da semana no portal da maquininha.
2. Somar as vendas no cartão do seu caixa e comparar com o relatório de vendas.
3. Conferir se os recebimentos previstos da semana estão lançados com valor líquido.
4. Importar o extrato bancário da semana.
5. Dar baixa nos depósitos que bateram com a agenda.
6. Anotar e investigar o que sobrou.

Feita toda semana, a conferência fica pequena. No FinanPJ, você importa o extrato em OFX ou CSV e a conciliação automática liga cada depósito ao recebimento previsto correspondente, avisando quando encontra lançamento duplicado. Sobra para você olhar só o que não bateu.

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Foto: Blake Wisz na Unsplash