Prazo médio de recebimento e pagamento: como calcular e equilibrar

O prazo médio de recebimento e pagamento mostra quantos dias, em média, a empresa leva para receber dos clientes e quantos dias leva para pagar os fornecedores. O cálculo é simples: prazo médio de recebimento (PMR) = contas a receber ÷ vendas do período × dias do período; prazo médio de pagamento (PMP) = contas a pagar a fornecedores ÷ compras do período × dias do período. Se o PMR for maior que o PMP, a sua empresa está financiando o cliente com dinheiro próprio, e é aí que o caixa aperta mesmo com vendas boas. A seguir, as fórmulas com exemplo em reais, como ler o resultado e o que fazer para equilibrar os dois prazos.

O que é prazo médio de recebimento e de pagamento

São dois indicadores que transformam o seu contas a receber e o seu contas a pagar em dias, o que facilita comparar meses e enxergar tendências.

• PMR (prazo médio de recebimento): quantos dias se passam, em média, entre a venda e o dinheiro entrar na conta.
• PMP (prazo médio de pagamento): quantos dias se passam, em média, entre a compra e o pagamento ao fornecedor.

Sozinhos, eles já dizem bastante. Juntos, mostram quantos dias a empresa precisa se sustentar com dinheiro próprio entre pagar e receber. Esse buraco é a principal razão de uma empresa lucrativa ficar sem caixa, como explicamos em por que o saldo do caixa não bate com o lucro.

Como calcular o prazo médio de recebimento (PMR)

A fórmula mais usada é:

PMR = (contas a receber médio ÷ vendas do período) × número de dias do período

Use a média das contas a receber (saldo do início do período mais saldo do fim, dividido por 2) para não depender de um dia atípico. Se a empresa vende muito à vista, você pode usar só as vendas a prazo no denominador: o número fica mais fiel ao prazo que você realmente concede. O importante é usar sempre o mesmo critério, mês após mês.

Exemplo de PMR

Exemplo fictício. O Estúdio Traço, uma agência de design pequena, faturou R$ 150.000 no trimestre (90 dias). As contas a receber estavam em R$ 69.000 no início do trimestre e em R$ 81.000 no fim, média de R$ 75.000.

PMR = (75.000 ÷ 150.000) × 90 = 45 dias.

Ou seja: em média, o estúdio espera um mês e meio para receber cada real faturado.

O jeito ponderado, venda por venda

Se você tem poucas vendas por mês, dá para calcular direto pelas notas: multiplique o valor de cada venda pelos dias que levou para receber, some tudo e divida pelo total vendido.

PMR ponderado = 975.000 ÷ 40.000 = cerca de 24 dias. A média simples dos prazos (30, 60 e 15) daria 35 dias, um número bem pior que o real, porque o maior cliente paga rápido. Por isso a ponderação pelo valor importa.

Como calcular o prazo médio de pagamento (PMP)

A lógica é a mesma, olhando para o outro lado:

PMP = (contas a pagar a fornecedores médio ÷ compras do período) × número de dias do período

Considere só fornecedores de mercadorias, insumos e serviços comprados a prazo. Folha de pagamento, aluguel e impostos têm vencimento fixo e entram em outra análise.

Exemplo de PMP

No mesmo trimestre, o Estúdio Traço comprou R$ 60.000 de fornecedores (gráfica, freelancers, softwares). As contas a pagar a fornecedores ficaram, em média, em R$ 20.000.

PMP = (20.000 ÷ 60.000) × 90 = 30 dias.

Prazo médio de recebimento e pagamento juntos: o ciclo financeiro

Agora compare: o estúdio paga em 30 dias e recebe em 45. São 15 dias em que ele já pagou e ainda não recebeu. Em empresas com estoque, entra também o prazo médio de estoque (quantos dias a mercadoria fica parada), e a conta completa fica:

Ciclo financeiro = prazo médio de estoque + PMR - PMP

Para um negócio de serviço, sem estoque, o ciclo é só PMR - PMP. No exemplo, 45 - 30 = 15 dias.

Quanto dinheiro isso representa? Uma estimativa grosseira: se o estúdio paga cerca de R$ 36.000 por mês em custos e despesas, são R$ 1.200 por dia. Quinze dias de descompasso significam algo perto de R$ 18.000 que precisam estar no caixa para a operação girar. Esse é o raciocínio por trás da necessidade de capital de giro.

Como equilibrar os prazos: o que fazer na prática

Para reduzir o prazo médio de recebimento

• Peça sinal ou entrada em projetos longos ou pedidos sob encomenda.
• Fature no dia da entrega, não no fim do mês. Cada dia de atraso na emissão é um dia a mais no PMR.
• Facilite o pagamento rápido. Pix na entrega encurta o prazo bem mais do que um boleto para 30 dias.
• Avise antes do vencimento e cobre no dia seguinte, sem esperar a semana virar. Para quem já atrasou, siga o roteiro de cliente que atrasou o pagamento.
• Desconto para pagamento antecipado, com conta feita. Dar 2% para receber R$ 10.000 trinta dias antes custa R$ 200. Só vale se esse dinheiro antes evitar um custo maior, como juros de cheque especial.

Para alongar o prazo médio de pagamento sem atrasar ninguém

• Negocie prazo com os fornecedores principais. Quem compra com frequência e paga em dia costuma conseguir mais dias.
• Alinhe os vencimentos com os recebimentos. Se a maior parte dos clientes paga até o dia 10, concentre os boletos de fornecedores depois disso.
• Use o cartão empresarial com estratégia. Uma compra feita logo depois do fechamento da fatura só é paga semanas depois. Veja como lançar compra parcelada no cartão empresarial para não perder o controle.
• Não confunda alongar com atrasar. Pagar atrasado gera multa, juros e queima a relação com o fornecedor.

Checklist mensal dos prazos médios

1. Feche os lançamentos do mês, com todas as vendas e compras registradas.
2. Anote o saldo de contas a receber e de contas a pagar a fornecedores no início e no fim do mês.
3. Calcule PMR e PMP com o mesmo critério do mês anterior.
4. Calcule a diferença (PMR - PMP) e compare com os três meses anteriores.
5. Separe, dentro do contas a receber, o que está vencido. Se o vencido cresce, o problema é inadimplência, não prazo concedido.
6. Escolha uma ação para o mês seguinte: renegociar um fornecedor, mudar a forma de cobrança ou rever a política de sinal.

O item 5 é o que mais passa despercebido. No FinanPJ, o relatório de inadimplência lista as receitas vencidas e não recebidas, e o fluxo de caixa com projeção mostra o efeito dos prazos nos meses seguintes, sem precisar refazer a conta na planilha.

Erros comuns ao calcular os prazos médios

• Usar o saldo de um único dia. Um recebimento grande na véspera distorce tudo. Use a média do período.
• Misturar vendas à vista e a prazo sem perceber. Se as vendas à vista crescem, o PMR cai mesmo que o prazo dado aos clientes a prazo não tenha mudado.
• Esquecer os vencidos. Cliente inadimplente infla o PMR. Olhe o número com e sem os títulos vencidos há muito tempo.
• Colocar folha e impostos no PMP. Esses pagamentos não têm prazo negociável e deixam o indicador sem sentido.
• Comparar com uma "média do mercado" sem fonte. O parâmetro mais útil é o seu próprio histórico.
• Calcular uma vez e esquecer. O valor do indicador está na tendência, mês a mês.

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Foto: Nathan Dumlao na Unsplash