Planilha ou sistema financeiro: quando a planilha deixa de dar conta

Planilha ou sistema financeiro? A planilha dá conta enquanto a empresa tem uma conta bancária, poucos lançamentos por mês e uma pessoa só mexendo no financeiro. O sistema financeiro passa a valer a pena quando você gasta mais de algumas horas por mês digitando extrato, tem mais de uma conta ou cartão, precisa de relatórios como DRE e fluxo de caixa projetado, ou divide o financeiro com sócio e contador. Na prática, a troca deixa de ser questão de gosto quando o tempo gasto e os erros da planilha custam mais do que a mensalidade do sistema. Abaixo estão os sinais de que a planilha chegou no limite, uma comparação lado a lado, a conta de custo com um exemplo em reais e como fazer a migração sem perder o histórico.

Quando a planilha funciona bem

Planilha não é amadorismo. Para muita empresa no começo, ela é a ferramenta certa:

• É gratuita ou quase, e você já sabe usar.
• É flexível: dá para montar exatamente as colunas que você quer.
• Serve para aprender. Quem monta o próprio controle entende de onde vem cada número.

Se a sua empresa é um MEI ou um negócio pequeno com uma conta, umas 30 a 50 movimentações por mês, sem cartão de crédito empresarial e sem funcionários, uma planilha bem organizada resolve. O importante é que ela seja atualizada com frequência e que receitas e despesas tenham categoria.

Sinais de que a planilha deixou de dar conta

A planilha não quebra de uma vez. Ela vai ficando lenta, cheia de remendos, e você começa a desconfiar dos números. Estes são os sinais mais comuns:

1. Você digita o extrato à mão e isso toma mais de duas ou três horas por mês.
2. O saldo da planilha nunca bate com o do banco, e achar a diferença leva uma tarde.
3. Tem mais de uma conta ou cartão, e cada um vive numa aba diferente, com fórmulas que só você entende.
4. A fatura do cartão vira uma bagunça: você não sabe em que mês lançar cada compra parcelada.
5. Você não consegue responder rápido "quanto vou ter em caixa no fim do mês que vem?" ou "qual foi o lucro de setembro?".
6. Mais gente precisa mexer: sócio, funcionário, contador. Começam a circular versões diferentes do mesmo arquivo.
7. Um erro de fórmula já te enganou, como uma soma que deixou de pegar as linhas novas.
8. Você tem mais de um CNPJ e repete a mesma planilha para cada empresa.

Se três ou mais desses sinais aparecem na sua rotina, a planilha está custando mais do que parece.

Planilha ou sistema financeiro: comparação lado a lado

A planilha ganha em custo direto e flexibilidade. O sistema ganha em tudo o que depende de volume, de repetição e de mais de uma pessoa.

A conta que decide: quanto a planilha custa de verdade

O custo da planilha não aparece na fatura, mas existe. Ele está no tempo de quem atualiza e nos erros que passam despercebidos.

Veja o exemplo da Doceria Ponto Doce, uma empresa fictícia usada só para ilustrar. A dona cuida do financeiro sozinha, com uma conta PJ, uma maquininha e um cartão de crédito empresarial.

Se a hora de trabalho da dona vale R$ 50, essas 9 horas custam R$ 450 por mês. Um sistema que importa o extrato e concilia sozinho não zera esse tempo, mas costuma cortar a maior parte dele. Mesmo que sobrem 3 horas, a economia seria de 6 horas, ou R$ 300 por mês, bem acima da mensalidade de um sistema para pequena empresa.

E ainda há o custo dos erros. Em setembro, a doceria pagou duas vezes o mesmo boleto de fornecedor, de R$ 1.200, porque o lançamento ficou duplicado na planilha e ninguém percebeu. Só um erro desses já paga vários meses de sistema.

O que um bom sistema financeiro precisa ter

Se você decidiu trocar, olhe primeiro para o que resolve as dores da sua rotina, não para a lista de recursos mais longa:

• Importação de extrato em OFX ou CSV, e se possível integração direta com o seu banco.
• Conciliação que compara o extrato com o que estava previsto e avisa sobre lançamentos duplicados. Se nunca fez uma, vale ler o passo a passo da conciliação bancária.
• Cartão de crédito tratado por fatura, para não misturar a data da compra com a data do pagamento. O assunto é detalhado no artigo sobre como controlar a fatura do cartão empresarial.
• DRE e fluxo de caixa com opção de competência e caixa, para você ver lucro e dinheiro separados. Veja a diferença em DRE por competência ou caixa.
• Acesso para o contador com permissão própria, sem precisar mandar arquivo por e-mail.
• Exportação dos dados, para você não ficar preso.

O FinanPJ foi feito para esse cenário: importa extrato OFX e CSV com sugestão de categoria, concilia com os lançamentos previstos, trata o cartão por fatura e gera DRE e fluxo de caixa, com acesso separado para o contador.

Como migrar da planilha para o sistema sem perder o histórico

1. Escolha uma data de corte, de preferência o primeiro dia de um mês. Tudo a partir dela vai para o sistema.
2. Cadastre contas e cartões com o saldo exato do dia anterior ao corte, conferido no extrato.
3. Monte as categorias aproveitando as que você já usava na planilha. Não precisa reinventar o plano de contas.
4. Lance as contas a pagar e a receber em aberto na data de corte, com vencimento.
5. Importe o extrato a partir da data de corte e concilie.
6. Guarde a planilha antiga como histórico. Se quiser comparar com anos anteriores, importe os meses passados aos poucos, sem pressa.
7. Rode os dois em paralelo por um mês, se isso te deixar mais seguro. Depois, aposente a planilha.

Erros comuns na troca

Migrar no meio do mês

Começar no dia 17 deixa o mês partido entre dois lugares, e nenhum relatório fecha. Comece no dia 1.

Não conferir o saldo inicial

Se o saldo de abertura estiver errado, todos os saldos seguintes estarão errados também. Confira contra o extrato antes de lançar qualquer coisa.

Querer replicar a planilha exatamente

O sistema tem uma lógica própria. Tentar forçar as mesmas abas e colunas gera retrabalho. Adapte o processo ao sistema, não o contrário.

Deixar o contador de fora

Combine com o contador como ele vai acessar os dados e o que espera receber. A rotina de o que mandar para o contador todo mês fica bem mais leve quando ele consulta direto no sistema.

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Foto: Glenn Carstens-Peters na Unsplash