Como trocar de contador sem perder documentos nem prazos

Para trocar de contador sem perder documentos nem prazos, siga esta ordem: escolha o novo contador antes de avisar o atual, leia o contrato para saber o aviso prévio, combine uma data de corte (de preferência o fim de um mês já fechado), peça a entrega de tudo por escrito, com protocolo assinado, e transfira senhas, procurações e o certificado digital para o novo escritório. Na maioria das pequenas empresas, a transição inteira cabe em 30 a 60 dias. O risco não está na troca em si, e sim no mês em que ninguém sabe quem é responsável por emitir a guia.

Abaixo, os sinais de que a troca faz sentido, o roteiro completo, o checklist de documentos e os erros que mais causam dor de cabeça.

Sinais de que é hora de trocar de contador

Trocar dá trabalho, então vale ter certeza do motivo. Os mais comuns:

• Guias chegando em cima do vencimento ou depois dele, com multa que você paga.
• Perguntas que ficam dias sem resposta ou respostas que você não entende e ninguém explica.
• Nenhuma conversa sobre regime tributário, pró-labore ou formas de pagar menos imposto dentro da lei, mesmo com a empresa crescendo.
• Escritório que não atende a sua atividade (por exemplo, sem experiência com serviços, comércio ou folha de pagamento).
• Pendências que aparecem só quando você tenta tirar uma certidão ou pedir crédito.

Se o problema é pontual, uma conversa franca resolve. Se é recorrente, comece a procurar o substituto.

Dá para resolver sem trocar?

Antes de partir para a troca, vale uma reunião com o contador atual com uma lista concreta: as guias que atrasaram, as perguntas sem resposta e o que você espera dele daqui para frente. Às vezes o problema está do seu lado, como documentos enviados fora do prazo ou extratos incompletos. Se depois de dois ou três meses nada mudou, aí a troca está justificada e você sai com a consciência tranquila.

Antes de avisar: escolha o novo e leia o contrato

Nunca avise o contador atual sem ter o próximo definido. A empresa não pode ficar sem ninguém cuidando das obrigações do mês.

Na conversa com os candidatos, pergunte:

• Atende empresas do seu porte, da sua atividade e do seu regime tributário?
• O que está incluído no honorário (folha, pró-labore, declarações anuais, alterações contratuais) e o que é cobrado à parte?
• Como recebe os documentos do mês e em quanto tempo responde?
• Faz uma revisão da situação atual da empresa ao assumir?

Depois, pegue o contrato com o escritório atual e procure três coisas: prazo de aviso prévio, multa por rescisão e se o honorário do mês de saída é cobrado inteiro. Com isso você sabe a data mínima de saída e quanto vai custar.

Exemplo: quanto custa e quanto tempo leva a troca

Veja o caso fictício de um estúdio de design, o Traço Livre, optante pelo Simples Nacional, com dois funcionários. O contador atual cobra R$ 600 por mês e exige 30 dias de aviso prévio. O novo cobra R$ 750 por mês e pediu para assumir a partir da competência de janeiro.

No pior cenário, o estúdio paga R$ 1.350 em dezembro, R$ 750 a mais do que um mês normal. Não é um valor que quebra a empresa, mas precisa estar no fluxo de caixa. Pergunte ao novo escritório se ele cobra o mês de transição: muitos não cobram.

Como trocar de contador: o roteiro

1. Defina a data de corte

A data de corte é o último mês de competência que o contador atual fecha. O novo assume a partir do mês seguinte. Fim de mês já encerrado é o melhor momento. Se a troca cair perto de obrigações anuais da empresa ou dos sócios, combine com os dois escritórios quem entrega o quê, por escrito.

2. Envie o aviso por escrito

E-mail serve, desde que conste a data de corte, o pedido de entrega de documentos e o nome do novo responsável. Seja cordial: você vai precisar da colaboração do contador atual nas próximas semanas.

3. Peça a entrega dos documentos com protocolo

Peça uma lista do que está sendo entregue, assinada pelos dois lados. Use o checklist abaixo como base.

4. Transfira acessos e procurações

Revogue as procurações eletrônicas dadas ao contador antigo nos portais do governo e cadastre as do novo. Troque as senhas da prefeitura, do estado e dos demais portais que o escritório antigo usava. O certificado digital é da empresa: se ele está guardado no escritório, peça de volta ou emita um novo.

5. Confira juntos o primeiro mês

No primeiro fechamento do novo escritório, peça que ele revise as últimas guias pagas, os parcelamentos ativos e as certidões. É a hora de descobrir pendências herdadas, e não daqui a um ano.

Checklist de documentos para pedir ao contador atual

• Contrato social e todas as alterações, com o número de registro.
• Balancetes, balanço patrimonial e DRE dos últimos exercícios.
• Livros contábeis (diário e razão) e arquivos de escrituração enviados ao governo.
• Folha de pagamento, contratos dos funcionários, recibos de férias e de 13º e situação das obrigações trabalhistas.
• Comprovantes das guias pagas (DAS, impostos federais, FGTS, INSS) e lista de parcelamentos ativos.
• Declarações entregues nos últimos anos e recibos de entrega.
• Certidões negativas mais recentes.
• Logins e senhas dos portais usados em nome da empresa.
• Certificado digital, se estiver com o escritório.
• Lista escrita de pendências conhecidas: o que está em aberto, atrasado ou em discussão.

Erros comuns na troca de contador

• Avisar antes de ter o substituto. Sobra um mês sem ninguém e as guias atrasam.
• Combinar tudo por telefone. Sem protocolo, depois ninguém lembra o que foi entregue.
• Esquecer as procurações eletrônicas. O escritório antigo continua com acesso aos dados da empresa.
• Não perguntar por parcelamentos. Parcela de débito que deixa de ser paga pode cancelar o parcelamento inteiro.
• Achar que o novo contador vai arrumar tudo sozinho. Ele depende das suas informações. Se o seu financeiro está bagunçado, ele herda a bagunça.

Financeiro organizado acelera a transição

O contador novo leva semanas para entender a empresa quando recebe extratos soltos e notas em pastas diferentes. Leva dias quando recebe receitas e despesas categorizadas e o banco conciliado. Antes da troca, vale fazer uma conciliação bancária completa dos últimos meses e combinar desde o começo o que mandar para o contador todo mês.

Também é um bom momento para revisar decisões que o escritório antigo nunca discutiu, como o Fator R no Simples Nacional, para quem presta serviço, e a forma de provisionar os impostos a cada mês.

No FinanPJ, o acesso do contador é um papel de usuário. Na troca, você remove o escritório antigo e convida o novo com o papel de Contador, e ele já entra vendo DRE, fluxo de caixa e lançamentos da empresa, sem depender de planilha enviada por e-mail.

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Foto: Megan Watson na Unsplash