Contas a pagar organizadas por vencimento: como fazer e evitar juros

Ter as contas a pagar organizadas por vencimento significa reunir todos os compromissos da empresa numa única lista, em ordem de data, com valor e forma de pagamento, e olhar essa lista num dia fixo da semana. Só isso já elimina a maior parte dos juros pagos por esquecimento. O passo seguinte é onde mora o ganho maior: negociar datas para que as contas grandes não caiam todas antes de o dinheiro dos clientes entrar.

Neste guia você encontra o modelo da lista, a rotina semanal de 15 minutos, um exemplo em reais do que muda quando as datas são redistribuídas e os erros que fazem a organização desandar depois de dois meses.

Quanto custa não ter as contas organizadas

Atraso parece pequeno quando olhado boleto a boleto. Multa e juros variam de contrato para contrato, então confira os valores nas suas contas. Para fazer a conta, vamos supor multa de 2% e juros de 1% ao mês.

Num exemplo com R$ 8.000 em contas pagas 10 dias depois do vencimento, em um mês:

• Multa de 2%: R$ 160,00.
• Juros proporcionais a 10 dias: R$ 26,67.
• Total: R$ 186,67 no mês, ou cerca de R$ 2.240 em 12 meses, se o hábito se repetir.

Esse valor sai direto do lucro e não compra nada. Em empresas pequenas, às vezes é mais do que custaria organizar tudo direito.

O que a lista precisa ter

Uma lista de contas a pagar boa é curta de preencher e fácil de ler. Estas colunas bastam:

• Vencimento: a data que manda na ordem.
• Fornecedor ou conta: para quem vai o dinheiro.
• Valor: previsto, mesmo que a conta ainda não tenha chegado, como energia.
• Categoria: aluguel, fornecedores, impostos, pessoal. Ajuda no relatório do mês.
• Forma de pagamento: boleto, Pix, débito automático, cartão.
• Conta de saída: de qual banco o dinheiro sai, para evitar saldo faltando em uma conta e sobrando na outra.
• Situação: a pagar, agendado ou pago.

A fatura do cartão entra como uma linha só, na data de vencimento dela. Se você precisa acompanhar as compras dentro da fatura, veja como controlar a fatura do cartão empresarial.

Como organizar as contas a pagar por vencimento, passo a passo

1. Junte tudo o que existe. Boletos no e-mail, contratos, carnês, parcelas de empréstimo, guias de imposto, débitos automáticos que aparecem no extrato. Olhe os três últimos extratos para achar os pagamentos que você esqueceu que tinha.
2. Separe as recorrentes das eventuais. Aluguel, salários, contador e sistemas se repetem. Lance logo os próximos 12 meses para não depender da memória.
3. Coloque tudo em ordem de data e agrupe por semana ou quinzena. É assim que os picos aparecem.
4. Marque um dia fixo para pagar. Uma ou duas vezes por semana, em vez de pagar conforme a conta aparece. Menos interrupção e menos risco de pagar em duplicidade.
5. Compare com as entradas previstas. Lista de pagamentos sem previsão de recebimento só diz o que você deve, e não se vai ter dinheiro para pagar.
6. Guarde o comprovante junto com o lançamento. Evita discussão com fornecedor e facilita a vida do contador.

A rotina de 15 minutos

Escolha um dia, por exemplo a segunda-feira de manhã, e passe por este checklist:

• O que vence nos próximos 7 dias e tem saldo para cobrir?
• O que vence nos próximos 30 dias e ainda não tem dinheiro previsto?
• Chegou alguma conta nova que precisa entrar na lista?
• Tudo que foi pago na semana passada aparece no extrato?
• Tem algum fornecedor com quem preciso falar antes do vencimento?

O exemplo: mesma despesa, datas diferentes

Veja o Estúdio Ipê (empresa fictícia, valores só de exemplo). Ele fatura R$ 21.000 por mês e tem R$ 18.200 em contas, então, em teoria, sobram R$ 2.800. Esta é a agenda original:

Só que os clientes pagam concentrados mais para o fim do mês: R$ 5.000 até o dia 10, R$ 9.000 entre os dias 11 e 20 e R$ 7.000 depois disso. Começando o mês com saldo zero, o resultado por período fica assim:

O "depois" mostra o efeito de duas conversas: o aluguel passou do dia 5 para o dia 15 e o fornecedor A, do dia 10 para o dia 25. A despesa total não mudou um centavo, e o mês termina com os mesmos R$ 2.800. Só que o maior buraco caiu de R$ 7.500 para R$ 1.500, valor que cabe numa pequena reserva e dispensa cheque especial.

Como negociar a data de vencimento

Pedir outra data é mais fácil do que pedir desconto, porque o fornecedor continua recebendo o valor inteiro. Algumas formas de conduzir:

• Peça antes do fechamento do próximo pedido, e não com a conta vencendo. Quem pede com antecedência soa organizado, não apertado.
• Explique o motivo em uma frase: "meus clientes pagam até o dia 20, por isso o dia 25 me garante pagar sempre em dia".
• Ofereça algo em troca, como pedidos mais regulares, se fizer sentido para você.
• Vale conferir os serviços: muitas concessionárias e empresas de telefonia têm opção de escolher o dia de vencimento, então vale consultar o atendimento delas.

Para saber quantos dias você precisa ganhar, ajuda calcular o prazo médio de recebimento e pagamento. Se o dinheiro entra em 45 dias e sai em 15, o objetivo da negociação fica claro. Guias de imposto têm data definida, então esse tipo de conta deve ficar fora da negociação e entrar na reserva do mês, como mostra o artigo sobre provisionar os impostos.

Quando o dinheiro não cobre o mês

A lista organizada também mostra quando não vai dar para pagar tudo. Isso é uma vantagem, porque você descobre com semanas de antecedência, e não no dia do vencimento. Se a falta for grande, siga o roteiro de fluxo de caixa negativo, com a ordem de prioridade dos pagamentos.

Erros comuns ao organizar as contas a pagar

• Lançar só quando a conta chega: o aluguel de março já é conhecido em janeiro. Lançar antes é o que dá tempo de reagir.
• Esquecer as despesas anuais: IPTU, seguros, renovações, licenças. Divida o valor por 12 meses e guarde a parcela de cada mês.
• Usar boleto do e-mail sem conferir: antes de pagar, confira o beneficiário e o valor. Boleto falso existe e é fácil de cair na correria.
• Misturar contas pessoais: a lista perde a utilidade se traz despesas da casa do dono.
• Ter duas fontes da verdade: uma planilha, um caderno e o aplicativo do banco. Em dois meses, nenhum deles está certo.
• Nunca conferir com o extrato: sem isso, conta paga fica como pendente, pagamento em dobro passa batido e o saldo projetado deixa de ser confiável.

Da lista ao sistema

Dá para começar numa planilha. O limite aparece quando entram várias contas bancárias, cartões e mais de uma pessoa lançando. No FinanPJ, as contas ficam lançadas como previstas, aparecem na projeção do fluxo de caixa e, quando você importa o extrato em OFX ou CSV, a conciliação automática liga cada pagamento ao lançamento previsto e aponta duplicatas.

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Foto: Mediamodifier na Unsplash